Auxiliar Administrativo

Ø Realizar e receber ligações externas e internas de auxílio à gestão, filtrando os assuntos transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado, quando necessário.

Ø Preparar correspondências, comunicados e outros documentos necessários, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos.

Ø Organizar e manter registros na agenda do Gerente Administrativo e do Auditório, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.

Ø Atender ao público interno e externo que procura a Administração, identificando os visitantes e os assuntos à serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores do Ambulatório.

Ø Providenciar para a gestão reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, bem como preparar os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas.

Ø Receber malotes e correspondências internas e externas, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil.

Ø Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta.

Ø Executar tarefas de apoio ao setor Jurídico, auxiliando nas atividades administrativas e burocráticas do setor.

Ø Providenciar registros de reuniões, participando quando solicitado, e preenchendo o formulário de registro com os assuntos discutidos na reunião. Colher assinatura dos participantes e providenciar a organização e arquivamento dos referidos documentos.

Ø Fornecer feedback à Gerência Administrativa com relação aos procedimentos do setor.

Ø Organizar a sala de reuniões (auditório) para reuniões e demais eventos, acionando os setores que se fizerem necessário (STI, Copa, Higiene e Conservação) para que o mesmo esteja em plena ordem.